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Vereinsbuchhaltung mit professioneller Software-Lösung optimieren

 

Einen Verein strukturiert und erfolgreich zu verwalten, verlangt von den beteiligten bzw. den entsprechenden Entscheidungsträgern ein umfangreiches Wissen. Zum einen gilt es dabei die Pflichten, Rechte und Formalitäten zu beachten, andererseits stehen gerade die Tätigkeiten rund um die Mitgliederverwaltung oder den Finanzsektor mit der Mittelverteilung, der Buchführung oder den Steuern im Fokus der Interessen.

 

In einigen Bereichen wie der Vereinsbuchhaltung kann allerdings durch den Einsatz entsprechender Software die Arbeitsintensität und die Organisationsstruktur deutlich optimiert werden. 

Software-Lösung kann wertvolle Hilfe bei buchhalterischen Aufgaben leisten 
Ein Verein ist als Organisation verpflichtet eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu gewährleisten, so dass beispielsweise die Mitgliederverwaltung, die Beitragseingänge oder das Rechnungs- und Mahnwesen durch den Einsatz einer funktionellen Buchhaltungssoftware an Übersichtlichkeit gewinnen und der zuständigen Finanzbehörde ein transparenter und vollständig dokumentierter Einblick über den Vermögens- und Finanzstatus gewährleistet wird. Dabei ergeben sich die Pflichten in Bezug auf Aufbau und Inhalt der Buchführung bzw. Buchhaltung aus den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und der entsprechenden Vereinssatzung. Gerade kleinere und mittlere Vereine können sich dabei allerdings zum Beispiel das buchhalterische Prozedere vereinfachen, wenn sie die so genannte Offene-Posten-Methode anwenden, die als eine vereinfachte Form der Buchführung gilt. Dabei muss der Verein während des Haushaltsjahres keine ein- und ausgehenden Rechnungen buchen, sondern nur in entsprechend angelegten Ordnern abgelegen. Die offenen Posten werden also nicht sofort in den Büchern dokumentiert; damit fungiert die geordnete Belegsammlung als ein der Aufzeichnungspflicht entsprechendes Journal. Um die Übersichtlichkeit dabei zu bewahren kann auch hier eine Software, die auf die Buchhaltung eines Vereins optimiert ist, wertvolle Hilfestellung leisten.

Zuordnung von separaten Einnahmen und Ausgaben sollte stets möglich sein
Auch die Abrechnung von Projekten und die anfallenden Mannschaftskosten sind Teil der buchhalterischen Erfassung. Zahlreiche Vereine haben diesbezüglich diverse Projekte bzw. Festivitäten im Veranstaltungskalender fest verankert; hier sollte sich ein Vorstand stets um eine klare Kosten- und Einnahmentransparenz bemühen. Wichtig für das allgemeine Finanzmanagement ist aber auch die Zuordnung von Kosten bzw. Gehältern bezüglich der einzelnen Mannschaften. Die Verwaltung bzw. Organisation dieser buchhalterischen Aufgaben können beispielsweise über die Vergabe von zusammenhängenden Nummern übersichtlich strukturiert werden. So fällt die Zuordnung leichter aus, wenn beispielsweise die Einnahmen und Ausgaben verschiedener Mannschaften, die Miete von Sportstätten (Sportplätze, Hallen etc.) und gleichzeitig der Gewinn aus dem Würstchenverkauf beim Heimspiel der E-Jugend separat ausgewiesen werden sollen. Komplexe Fälle dieser Art werden aber in der Ausführung noch simpler, wenn der Verein über eine entsprechend professionelle Verwaltungssoftware verfügt, welche die Buchungsvorgänge automatisch findet und anzeigt. 

Optimiertes Rechnungswesen gestattet komprimierten Überblick bezüglich des Finanzgebahrens

Für einen Verein ist die umfassende Organisation des Finanzwesens bzw. der Buchhaltung prinzipiell eminent wichtig. Eine unterstützende Buchhaltungssoftware sollte dabei generell über Funktionen zur Kassenbuchführung, Mitgliedererfassung und vor allem zur Abrechnung von beispielsweise Mitgliedsbeiträgen verfügen. Listen und Übersichten sollten auf Wunsch auch grafisch darstellbar sein; zudem müssen die Adressdatenbanken jederzeit in ein externes Textverarbeitungsprogramm exportiert werden können. Mittels einer clever konzeptionierten Software-Lösung kann so das Rechnungswesen optimiert und ein komprimierter Überblick über das Finanzgebahren respektive die Geschäftstätigkeiten gewährleistet werden. Dabei sollte sich das Programm nahezu autark verhalten und automatisierte Abläufe generieren. So entgeht dem Vorstand oder anderen Entscheidungsträgern keine dringenden und terminlich befristeten Angelegenheiten zum Beispiel rund um das Rechnungs- bzw. Mahnwesen. Gerade bei gerichtlichen Auseinandersetzungen, bei denen es um nicht bezahlte Rechnungen geht, kann durch die dokumentierten Vorfälle jederzeit ein fristgerecht aktiviertes Mahnverfahren den Richtern gegenüber nachgewiesen werden. Zudem befindet sich ein Verein - dank eben dieser zeitnahen Erfassung und Verwaltung von relevanten Daten, Zahlen und Vorgängen - bezüglich der monetären bzw. finanziellen Vorgehensweise gegenüber der Finanzbehörde stets auf der sicheren Seite.

Auf die Aufbewahrungsfristen für Belege, Abrechnungen und Nachweise achten 
Generell werden bei einer professionalisierten Buchhaltung alle Vorgänge berücksichtigt, die im Zuge der Gewinn- und Verlustrechnung für die erforderliche Bilanzierung erforderlich sind. Dabei sind grundsätzlich eine Vielzahl an Daten rund um Personalkosten, Mitgliedsbeiträge, Mietkosten, Versicherungsabschläge, Einnahmen aus Eintrittsgeldern oder Spendenzuwendungen zu erfassen. Neben dem etwaigen Hinzuziehen einer Software sollten natürlich zusätzlich Ordner für die Akten bzw. den Schriftverkehr angelegt werden. Mit beschrifteten Finanzordnern wird dabei die buchhalterische Struktur bzw. Organisation nachhaltig unterstützt, da bei Bedarf geforderte Nachweise, Belege oder Abrechnungen zeitnah zur Verfügung stehen. Damit es später nicht zu Ungereimtheiten mit der Finanzbehörde kommt, sollte sich zwingend an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gehalten werden.

 

Webtipp

-          Tipps zur Buchhaltung und mögliche Softwarelösungen für Ihre Vereinsverwaltung